Der elektronische Bescheid

E-Government Flyer Nr. 103

Was ist ein elektronisch ausgestellter Bescheid, wie kann man diesen erkennen und prüfen, wer erkennt elektronische Bescheide an?

Bescheide, die in elektronischer Form erstellt bzw. übermittelt werden, nennt man elektronische Bescheide.

Elektronische Bescheide und Bescheide auf Papier haben grundsätzlich gleiche Gültigkeit und Wirkung. Für die Behörde und für die Empfängerin bzw. den Empfänger haben elektronische Bescheide den Vorteil der schnelleren Erstellung, Übermittlung sowie der bequemen mehrfachen Ausfertigung.

Erkennbarkeit

Elektronische Bescheide bzw. andere Dokumente mit Amtssignatur können zur Weiterverwendung in elektronischer Form als XML oder als PDF Dokument übermittelt werden.

elektronischer Bescheid


XML-Bescheide werden mit einem Stylesheet übermittelt, so dass diese einfach mit den üblichen Internet-Browsern angesehen werden können.

Anstelle des Rundsiegels wird eine sogenannte Amtssignatur elektronisch und sichtbar angebracht.

Muster Signaturblock

Im Zuge der Signaturdarstellung werden auch Hinweise darüber gegeben, wie die Signatur auf dem Bescheid geprüft werden kann.

Elektronische Signatur und Prüfung

Die elektronische Signatur weist - wie auch die händische Unterschrift - aus, wer das Dokument unterzeichnet hat.

Darüber hinaus stellt sie auch sicher, dass das Dokument nach der Signatur nicht verändert wurde. Dies macht auch die Übertragung im Internet möglich.

Im Zweifelsfall muss es jedem/r möglich sein, zu prüfen, ob die Signatur zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Dokuments korrekt war.

Bei manueller Bearbeitung werden elektronische Signaturen oft nur auf Anlass geprüft. Im automatisierten Fall werden Signaturen generell überprüft werden, um Missbrauch zu vermeiden.

Der Ausdruck von Bescheiden

  • Oft sind Empfängerinnen und Empfänger von amtlichen Dokumenten Privatpersonen, bei denen man nicht davon ausgehen darf, dass sie eine langfristig gesicherte EDV besitzen.
  • Mit einem Fehler in der EDV dürfen aber übermittelte Dokumente nicht verloren gehen.

Daher kann man Bescheide, die mit einer Amtssignatur versehen wurden, ohne Risiko des Gültigkeitsverlustes auch auf Papier ausdrucken. Farben oder nicht unterscheidbare Formationen sind bei ausdruckbaren Bescheiden nicht relevant.

  • Die sichtbaren Informationen am ausgedruckten Bescheid reichen aus, um diesen wieder in elektronischer Form herzustellen bzw. die Signatur und damit die Echtheit zu verifizieren.
  • Bescheide können somit in elektronischer oder in Papierform weitergeleitet werden. Eine Beglaubigung einer Kopie ist nicht nötig.

Prüfung eines Bescheides

  • Liegt ein elektronischer Bescheid in Papierform vor, so wird dieser in der Regel zuerst in den ursprünglichen elektronischen Bescheid zurückgeführt.
  • Für diese Rückführung wird eine elektronische Vorlage verwendet, die für die jeweilige Bescheidart alle Informationen mit Ausnahme der jeweils unterschiedlichen (variablen) Teile enthält.

Die ausstellende Behörde stellt die elektronischen Vorlagen und die Methoden der Rückführung im Internet zur Verfügung. Die Vorlagen werden im Signaturblock bezeichnet. Die Methoden der Rückführung sind meist Webformulare oder spezielle Applikationen.

  • Die Erfassung der "variablen Teile" des Bescheides kann auch durch automatisierte Methoden unterstützt werden (z.B. OCR).
  • In der Praxis werden die Rückführung und die Prüfung der Signatur in einem Schritt durchgeführt.
  • Manche Behörden bieten anstelle eines Rückführungsverfahrens alternative Wege zur Verifizierung des Bescheides an, zum Beispiel die Nachschau in einem Bescheidarchiv.

Die elektronische Signatur beruht auf internationalen Standards (XMLdsig), die Prüfung kann daher mit unterschiedlichen Werkzeugen vorgenommen werden. Seitens der Verwaltung wird eine Prüfung, die die einheitliche Bescheidstruktur der Verwaltung berücksichtigt, im Internet angeboten.

Formate für die Übertragung

  • Allgemeine Bescheide werden meist als XML-Dokument mit Stylesheet übermittelt. Für die Anwenderinnen und Anwender unterscheidet sich dies kaum von einer Internetseite. Elektronische Bescheide sind mit einem beliebigen Browser anschaubar und können auch über diesen ausgedruckt werden.
  • Eine Behörde kann aber auch Bescheide in bildorientierten Formaten übertragen, wenn keine automatisierte Weiterverwendung notwendig ist. In diesem Fall werden in der Regel PDF-Dokumente oder schlicht Papierbescheide versendet.

Die Art des Versendens ist vom Bescheid unabhängig. Sie kann per elektronischer Zustellung, z.B. um Zustellnachweis und Rechtsmittelfristen sicherzustellen, per E-Mail oder per normalen Brief bzw. Abholung erfolgen.

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